Upoważniony przedstawiciel producenta – kim jest i kto musi go wyznaczyć?

Unijne przepisy nakładają na przedsiębiorców coraz więcej obowiązków związanych z rozszerzoną odpowiedzialnością producenta. Jednym z nich jest konieczność wyznaczania upoważnionego przedstawiciela na poszczególnych rynkach Wspólnoty. Jako Grupa Interzero oferujemy tę usługę wszystkim firmom działającym na terytorium UE. Zanim jednak poznasz naszą ofertę, sprawdź, co powinieneś wiedzieć o autoryzowanym lub upoważnionym przedstawicielu producenta.

Kim jest upoważniony przedstawiciel i jaka jest jego rola?

Upoważniony przedstawiciel to osoba fizyczna lub prawna mająca siedzibę na terytorium państwa członkowskiego UE, która jest reprezentantem zagranicznego producenta (wytwórcy, wprowadzającego) w danym państwie członkowskim. Upoważniony przedstawiciel działa na mocy pisemnego upoważnienia udzielonego mu przez producenta i realizuje obowiązki związane z wprowadzaniem towarów na rynek danego państwa członkowskiego (zapewnia zgodność produktów z wymogami unijnymi, udziela informacji i udostępnia dokumentację dotyczącą zgodności produktów na żądanie organów, współpracuje z organami nadzoru w zakresie oceny zgodności, kontroli i egzekwowania przepisów, …). Obowiązki te mogą wynikać np. z lokalnych przepisów o rozszerzonej odpowiedzialności producenta albo z przepisów wydanych w wykonaniu dyrektywy SUP i rozporządzenia PPWR.

Przykład 1: Firma X ma siedzibę wyłącznie w Polsce. Niedawno zaczęła sprzedawać swoje produkty klientom z Czech, Słowacji i Węgier – na tamtejszych rynkach jest więc postrzegana jako zagraniczny producent i przysługuje jej prawo do wyznaczenia upoważnionego przedstawiciela np. ds. rozszerzonej odpowiedzialności producenta.

Kto ma obowiązek wyznaczania upoważnionego przedstawiciela?

Zarówno przepisy unijne, jak i krajowe regulacje obowiązujące w wielu państwach członkowskich zobowiązują niektórych producentów do wyznaczania lokalnego upoważnionego przedstawiciela. Zwykle dotyczy to firm, które nie mają siedziby na terenie danego państwa członkowskiego i sprzedają swoje towary (głównie opakowania, baterie, sprzęt elektryczny) odbiorcom indywidualnym znajdującym się w tym państwie za pomocą środków porozumiewania się na odległość. Brak wyznaczenia upoważnionego przedstawiciela, gdy jest to wymagane, może skutkować karami pieniężnymi. Upoważniony przedstawiciel może być osobą fizyczną lub prawną z siedzibą w UE.

Przykład 1: Firma A zajmująca się handlem detalicznym elektroniką ma siedzibę w Polsce, ale sprzedaje swoje produkty również klientom indywidualnym z Niemiec i Austrii. W tym celu korzysta z własnego sklepu internetowego oraz z kilku platform sprzedażowych. Firma A nie potrzebuje upoważnionego przedstawiciela w Polsce – ma siedzibę na terenie kraju i może samodzielnie realizować swoje obowiązki wprowadzającego. Musi jednak ustanowić upoważnionego przedstawiciela ds. EPR w Niemczech i Austrii – w przeciwnym razie nie będzie mogła legalnie sprzedawać swoich towarów zagranicznym odbiorcom.

Przykład 2: Polska firma B wytwarza we własnej fabryce drobny sprzęt AGD, który następnie sprzedaje do hurtowni elektroniki w Hiszpanii, Portugalii i Grecji. Firma B działa wyłącznie w sektorze B2B, więc nie musi wyznaczać upoważnionego przedstawiciela na żadnym z tych rynków. Co ważne, jednocześnie przysługuje jej prawo do wyznaczenia upoważnionego przedstawiciela w każdym z krajów, z którego może w każdej chwili skorzystać.

Przykład 3: Chińska firma Z sprzedaje produkty w opakowaniach za pośrednictwem platform internetowych Temu i AliExpress. Jej klientami są głównie osoby indywidualne zamieszkujące w państwach UE. Firma Z będzie więc musiała wyznaczyć upoważnionego przedstawiciela ds. EPR i PPWR we wszystkich państwach członkowskich, w których znajdują się jej klienci i w których obowiązują już stosowne regulacje.

Sprawdź swoje obowiązki w zakresie licencjonowania opakowań w krajach UE

Dlaczego wprowadzono konieczność wyznaczania upoważnionego przedstawiciela?

Celem było przede wszystkim zapewnienie przestrzegania prawa krajowego oraz unijnego. W ten sposób każde państwo członkowskie UE zyskało możliwość egzekwowania obowiązków ciążących na przedsiębiorcach wprowadzających towary na jego rynek. Zagraniczni przedsiębiorcy nie mogą już bez żadnych konsekwencji uchylać się od wykonywania swoich obowiązków środowiskowych ani zasłaniać nieznajomością lokalnego prawa – jeśli chcą sprzedawać towary bezpośrednio konsumentom, muszą wyznaczyć (zwykle odpłatnie) swojego przedstawiciela, który zadba o cykliczne raportowanie, wnoszenie opłat środowiskowych, zajmie się zagospodarowaniem odpadów z wprowadzonych towarów itp.

Konieczność wyznaczania upoważnionego przedstawiciela jest również korzystna pod względem:

• środowiskowym – zagraniczny producent musi ponosić rozszerzoną odpowiedzialność za wprowadzone produkty i dostosowywać je do lokalnych regulacji prawnych (np. SUP, PPWR); pozwala to zredukować ilość generowanych odpadów oraz zadbać o prawidłowe zagospodarowanie odpadów już wytworzonych,
• konkurencyjnym – wszyscy przedsiębiorcy oferujący klientom swoje towary muszą realizować identyczne obowiązki prawne i ponosić wynikające z nich koszty. Znika ryzyko wprowadzania na rynek towarów, których cena jest zaniżona np. z powodu niedostosowania ich do restrykcyjnych europejskich regulacji oraz niewnoszenia przez producenta wszystkich wymaganych opłat środowiskowych,
• konsumenckim – konsument (odbiorca indywidulany) ma pewność, że wszystkie oferowane mu produkty są zgodne z lokalnymi przepisami, a ich producent (importer, wewnątrzwspólnotowy dostawca) zadba o późniejsze zagospodarowanie powstałych z nich odpadów.

Upoważniony czy autoryzowany przedstawiciel? Jaka jest różnica?

Żadna. Z pojęciem „upoważnionego przedstawiciela” częściej spotykamy się w aktach prawa unijnego, z a instytucją „autoryzowanego przedstawiciela” – w polskich aktach legislacyjnych (nie jest to jednak bezwzględna reguła). Zasadniczo obie instytucje są tożsame i różnią się jedynie nazwą.

Nieważne czy Twoja firma musi wyznaczyć autoryzowanego czy upoważnionego przedstawiciela – w każdym przypadku chodzi o lokalnego reprezentanta, który będzie wypełniał Twoje określone obowiązki prawne w odniesieniu do różnych towarów, które wprowadzasz na rynek danego państwa członkowskiego.

Upoważniony przedstawiciel producenta ds. PPWR

Rozporządzenie PPWR zobowiązuje niektóre firmy do wyznaczania upoważnionego przedstawiciela producenta w każdym państwie członkowskim, w którym nie mają one siedziby i do którego wprowadzają opakowania lub produkty w opakowaniach. Obowiązkiem tym objęci są wytwórcy, importerzy lub dystrybutorzy mający siedzibę w państwie członkowskim lub w państwie trzecim i udostępniający po raz pierwszy na terytorium innego państwa członkowskiego, bezpośrednio użytkownikom końcowym:

• opakowania transportowe, opakowania usługowe lub opakowania dla produkcji podstawowej (jednorazowego lub wielokrotnego użytku),
• produkty zapakowane w opakowania inne niż wymienione powyżej.

Pozostałym wytwórcom przysługuje prawo wyznaczenia upoważnionego przedstawiciela na unijnych rynkach, na które wprowadzają swoje opakowania i produkty w opakowaniach. W ten sposób wytwórcy ci mogą przekazać swoje czasochłonne i wymagające specjalistycznej wiedzy obowiązki profesjonalnemu lokalnemu podmiotowi.

Rozporządzenie PPWR ustanawia też minimalny zakres pełnomocnictwa, jakiego producent udziela swojemu autoryzowanemu przedstawicielowi. Powinno ono obejmować

• przechowywanie deklaracji zgodności UE oraz dokumentacji technicznej przez okres 5 lat od wprowadzenia dla opakowań jednorazowych i 10 lat od wprowadzenia dla wielorazówek,
• współpracę z krajowymi organami w przypadkach stwierdzenia niezgodności opakowania z lokalnymi przepisami wydanymi w wykonaniu rozporządzenia PPWR,
• dostarczanie krajowym organom wszelkich informacji i dokumentacji technicznej niezbędnych do wykazania zgodności opakowań z wymogami,
• udostępnianie, na wniosek organu, dokumentów w terminie 10 dni od otrzymania wniosku,
• wypowiedzenie upoważnienia, jeżeli wytwórca działa w sposób sprzeczny z jego obowiązkami wynikającymi z rozporządzenia PPWR.

Strony mogą również poszerzyć zakres obowiązków objętych pełnomocnictwem, lecz nie bez ograniczeń. Rozporządzenie PPWR zabrania bowiem przenoszenia na upoważnionego przedstawiciela obowiązku sporządzania dokumentacji technicznej oraz udzielania gwarancji, że wprowadzane opakowania i produkty w opakowaniach zostały zaprojektowane zgodnie z wymogami nałożonymi przez prawo danego państwa członkowskiego.

Upoważniony przedstawiciel producenta ds. rozszerzonej odpowiedzialności producenta (EPR) w Unii Europejskiej

Rozporządzenie PPWR to tylko część unijnych przepisów o rozszerzonej odpowiedzialności producenta. Na mocy Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2018/851 z dnia 30 maja 2018 r. zmieniającej dyrektywę 2008/98/WE w sprawie odpadów wyznaczone zostały ogólne ramy prawne funkcjonowania systemów ROP. Obecnie kolejne państwa członkowskie wdrożyły lub właśnie wdrażają systemy rozszerzonej odpowiedzialności producenta, w których również istnieje instytucja upoważnionego (autoryzowanego) przedstawiciela.

Wspomniana dyrektywa przyznaje wszystkim producentom wprowadzającym na rynek danego państwa członkowskiego opakowania i produkty objęte przepisami EPR prawo do dobrowolnego ustanowienia upoważnionego przedstawiciela ds. EPR.

Więcej o instytucji lokalnego przedstawiciela przeczytasz w artykule: Upoważniony przedstawiciel producenta – nowy obowiązek przedsiębiorców zajmujących się e-handlem w UE

A co z obowiązkowym ustanawianiem lokalnego przedstawiciela? Obowiązek (lub jego brak) zależy od regulacji obowiązujących w poszczególnych państwach członkowskich. I tak w Austrii obowiązek posiadania upoważnionego przedstawiciela mają wszyscy przedsiębiorcy sprzedający odbiorcom indywidualnym opakowania, produkty w opakowaniach, sprzęt elektryczny i elektroniczny lub baterie i akumulatory za pomocą środków porozumiewania się na odległość. Przykładem znacznie surowszych regulacji EPR jest natomiast Hiszpania, w której autoryzowanego przedstawiciela muszą wyznaczyć nie tylko sprzedawcy internetowi, lecz wszyscy zagraniczni producenci.

Dowiedz się więcej: